QUẢN LÝ KINH PHÍ ĐẦU TƯ HẠ TẦNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CHO DOANH NGHIỆP KHỞI NGHIỆP

Doanh nghiệp khởi nghiệp đa phần là doanh nghiệp mới thành lập, còn non nớt trong thương trường, muốn bay cao, bay xa như các đàn anh khác trong cùng ngành. Nhưng khi bắt tay vào thực tế, với doanh nghiệp vừa và nhỏ vốn không nhiều, khởi đầu hết quan trọng, nhiều lo toan, suy tính những chi phí bỏ ra, nhất là chi phí đầu tư hạ tầng Công nghệ thông tin, nếu đầu tư thiếu Công nghệ thì dây chuyền sản xuất, vận hành, sẽ xử lý chậm, kéo theo năng suất làm việc không cao, không hiệu quả. Vậy đầu tư kinh phí cho Công nghệ Thông tin thế nào là hiệu quả.

Thật sự, không ai dám quả quyết việc đầu tư thế này, thế kia trong lãnh vực Công nghệ thông tin là hiệu quả, vì Công nghệ thông tin, có thể tạo ra sản phẩm, giá trị hữu hình và có thể tạo ra các sản phẩm, giá trị khác là vô hình.

Giá trị vô hình của các sản phẩm Công nghệ thông tin rất nhiều như chất xám, tư duy logic, hình thành và phát triển âm thầm, từng giờ, từng ngày, từng tháng, từng năm mà không ai để ý sau một thời gian dài xử dụng Công nghệ.

Giá trị vô hình thứ 2 là giá trị sản phẩm phần mềm mang lại sau khi giai đoạn, công đoạn được chỉnh sửa hoàn chỉnh. Đó là quản lý và phân bổ giá trị sức lao động con người, khai thác triệt để năng suất vận hành của máy móc. Khâu nào dư thừa sức lao động, có thể điều chuyển qua bộ phận khác. Thiết bị, máy móc, ở bộ phận nào quá tải, hay chưa tận dụng hết, lập tức có kế hoạch luân chuyển,….Ngoài ra, phần mềm lập ra, lọc ra các danh sách Công ty, Doanh nghiệp, khách hàng thân thuộc, khách hàng mua số lượng sản phẩm của Công ty, để có kế hoạch chăm sóc khách hàng ngày càng tốt hơn, như quà tặng cho ngày sinh nhật, ngày cưới,…

Giá trị vô hình thứ 3 mà phần mềm mang lại đó là, cải tiến năng suất lao động, thay vì làm thủ công, tìm kiếm dữ liệu nhiều năm về trước, phải lục tung đống hồ sơ, văn bản, hình ảnh, thì phần mềm quản lý thực hiện, tìm kiếm nhanh nhất, sắp xếp thời gian, công việc hợp lý.

Giá trị vô hình còn thích ứng cho công việc, mọi lúc, mọi nơi, không làm xáo trộn, gián đoạn như giai đoạn Covid-19 như hiện nay. Các doanh nghiệp, Cơ quan, đoàn thể phải ngưng tập trung đông người, phải làm việc tại nhà, đãm bảo công việc trôi chảy, thông suốt là nhờ có công nghệ truy cập và làm việc từ xa, đó là mạng riêng ảo VPN (Virtual Private Network).

Bài toán nhân sự là bài toán phức tạp nhất không phải riêng của doanh nghiệp, cơ quan, đoàn thể, trong nước, mà cũng là khá gay go cho các doanh nghiệp, đoàn thể, nước ngoài.

Làm sao đo được, đánh giá được, đúng, chính xác hiệu quả của người lao động, nhất là lao động tri thức. Tìm kiếm, tuyển dụng nhân tài đã khó, mà giữ người, giữ nhân tài càng khó hơn. Tăng lương liên tục? Chỉ đúng một phần, phần quan trọng, doanh nghiệp phải tạo sân chơi hợp lý cho các nhân tài, họ cần một không gian làm việc thoãi mái, không suy nghĩ, đắng đo lo âu cho cuộc sống gia đình, không có chính trị nội bộ,…Chính trị nội bộ thật sự là con dao hai lưỡi, có thể giúp doan nghiệp quản lý tốt hơn, cũng có thể đẩy các nhân tài rời khỏi doanh nghiệp, tạo ra các lợi ích nhóm hồi nào không hay.

Mỗi người, mỗi ý, trăm người trăm ý, doanh nghiệm phải luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu người lao động, phải luôn đặt hai chữ “CÔNG BẰNG” lên trên, lợi ích doanh nghiệp và lợi ích người lao động, có thể người lao động, không ngại khó, không ngại khổ mà họ ngại không CÔNG BẰNG trong công việc.

Trong “Hịch tướng sĩ” của Trần Quốc Tuấn và Bác Hồ cũng chỉ dạy, lấy dân làm gốc, doanh nghiệp cũng nên lấy người lao động làm gốc, có như vậy mức độ thành công của doanh nghiệp sẽ là 80%.

Trong từng giai đoạn, doanh nghiệp cần phải dung hòa giữa đòi hỏi của doanh nghiệp đối với người lao động, ngược lại, người lao động cũng chấp nhận những ưu đãi mà doanh nghiệp tạo và dành cho mình, không nên đòi hỏi vượt quá khả năng doanh nghiệp.

Cần tạo nên cách làm việc theo nhóm, người quản nhóm phải luôn luôn khơi dậy, các tiềm năng, năng lực, tự đặt ra kế hoạch làm việc cho cả nhóm, là người biết gút vấn đề sau khi thảo luận, tránh đi xa, lang mang, tốn thời gian của nhóm.

Môi trường làm việc

Con người:

Với người lao động chân tay:

Sản phẩm đầu ra là phương thức đánh giá năng suất lao động. Nếu năng suất hôm đó không hiệu quả, ắt hẳn người lao động đang có tâm tư, buồn rầu, có thể tổn hại đến cả dây chuyền sản xuất, cần có một chuyên gia tâm lý chăm sóc hỏi han, bàn bạc tháo gỡ cho người lao động.

Với người lao động trí óc, như nhân viên văn phòng.

Cũng tương tự như lao động chân tay, người quản nhóm có thể quan sát, thái độ, hành vi và khi cần cũng có thể yêu cầu một chuyên gia tâm lý cho người lao động trong nhóm mình.

Thiết bị máy tính:

Tùy theo nhu cầu công việc mà chọn thiết bị máy tính cho nhân viên, nếu không chuyên sâu về đồ họa nên chọn mua laptop cho nhân viên, tuy rằng giá laptop khá đắt so với máy tính bàn, nhưng đỡ tốn rất nhiều chi phí tiền điện và mặt bằng, ngoài ra năng lượng tỏa ra của laptop ít hơn nhiều so với năng lượng máy tính bàn. Ngoài ra, linh động mọi lúc mọi nơi.

Vấn đề quản lý tài sản laptop này thế nào, giải pháp đơn giản và hiệu quả là laptop là sản phẩm riêng của từng người, có nghĩa là nhân viên có thể tự mua theo cấu hình mà nhân viên mong muốn, chi phí mua sẽ được thanh toán dần từng tháng trong vòng 05 năm, nếu do Công ty mua, nhân viên cũng bị vào lương hằng tháng và cũng kéo dài 05 năm, laptop này sẽ thuộc nhân viên đó.

Thiết bị mạng và bảo mật:

Giải pháp thuê là bài toán cho doanh nghiệp nhỏ và dữ liệu không nhiều, không quan trọng, vì chi phí quản lý khá nhỏ, nhưng với doanh nghiệp vừa và lớn thì dữ liệu là tài sản quan trọng thì vấn đề thuê không được an toàn bảo mật. Ngoài ra, việc xử lý sự cố, vào các Trung tâm dữ lieu (DataCenter) không phải tùy tiện, phải tuân thủ quy tắc nhà cung cấp dịch vụ.

Việc đầu tư hạ tầng cần chia làm nhiều giai đoạn, thiết bị cần nên chọn là những thiết bị nâng cấp dễ dàng, kế thừa, không làm hỏng thiết kế ban đầu, nếu thiết kế này chạy ổn trong thời gian đầu.

Giải pháp đầu tư hiệu quả nhất hiện nay dành cho doanh nghiệp lớn với số lượng người nhân viên văn phòng nhiều như các tập đoàn lớn trãi rộng như Viettel, VNPT, PepsiCo, Ngân hàng dùng ảo hóa để tận dụng hết tài nguyên của máy chủ, thiết bị mạng, giải pháp ảo hóa siêu hội tụ HCI (Hyper-converged infrastructure)

HCI là gì? Hạ tầng siêu hội tụ là gì?

Nếu như mô hình Data Center truyền thống bao gồm 3 thành phần chính: Máy chủ (Server) để chạy các ứng dụng; Bộ lưu trữ (Storage) để lưu trữ dữ liệu (Data) và hạ tầng mạng để kết nối các thành phần với nhau. Thì HCI kết hợp mọi thứ lại với nhau, gói gọn trong một package hợp nhất – một thiết bị duy nhất, có đủ các thành phần: Compute + Storage + Networking

HCI là lựa chọn tương lai của doanh nghiệp?

Giao diện quản lý hội tụ sử dụng dễ dàng

Quy trình vận hành của Data Center ngày càng trở nên phức tạp với nhiều tác vụ đòi hỏi tài nguyên hệ thống cực cao – một trong những tính năng quan trọng của HCI là làm việc quản lý tài nguyên trở nên đơn giản hơn. Với hệ thống HCI, quản trị viên đã có trong giao diện “hội tụ” và trực quan, ngay cả khi hệ thống mở rộng liên tục

Quản lý Data Center đơn giản

HCI được quản lý dựa trên các chính sách (policy) đưa ra. Bằng cách triển khai các chính sách áp dụng tại từng mức phần mềm tạo ra hằng trăm máy ảo VM (Virtual Machine) cùng một lúc nên có thể tránh được việc cấu hình từng VM và storage, mất thời gian, công sức. Nhưng với HCI, tất cả các VM đều sẽ đồng nhất và được cấu hình đúng chuẩn thông qua các policy của ứng dụng, được định nghĩa sẵn bằng phần mềm HCI. Kết quả là thời gian hỗ trợ của đội ngũ IT và mất dịch vụ của hệ thống sẽ giảm đi đáng kể – do cấu hình sai hoặc không tương thích.

CapEx vs OpEx

Nếu tính toán kỹ thì thiết bị máy chủ, hệ thống lưu trữ có sẵn của HCI sẽ rẻ hơn rất nhiều so với các Storage và Controller của mô hình truyền thống. Vì hệ sinh thái cho các thiết bị x86 đã được sẵn sàng, chi phí mua và support cũng “mềm” hơn.

Tăng cường khả năng bảo mật

HCI có khả năng “điều khiển hội tụ” (Unified Point of Control), được tích hợp các biện pháp bảo vệ data tốt nhất, bao gồm: Access Control, Mã hoá – Encryption, Remote Data Replication, các quy trình Backup và Disaster Recovery, Applied System-wide software

Khả năng mở rộng hệ thống vô hạn

Hệ thống HCI sinh ra vốn đã sẵn sàng khả năng mở rộng, và doanh nghiệp có thể tăng/giảm, thay đổi nhanh chóng,  khả năng lưu trữ bằng cách thêm vào/lấy ra các node. HCI cho phép các thiết bị storage của nó có thể thêm/lấy ra mà không cần phải cấu hình lại trong bất kỳ ứng dụng nào.

Quản lý các văn phòng từ xa (ROBO – Remote office, Branch office)

Một trong những case điển hình của việc sử dụng HCI chính là quản lý hạ tầng IT của các công ty có nhiều chi nhánh, văn phòng (ROBO), vì tầm quan trọng của các văn phòng này. Theo các khảo sát thì có tới ½ số lượng nhân viên làm việc tại các văn phòng ROBO này.

Thông thường, các ROBO sẽ tự trang bị hệ thống IT đáp ứng đủ nhu cầu của mình, đồng nghĩa với việc các thiết bị Server và Storage sẽ không đồng nhất, đôi khi, họ còn tự mình chịu trách nhiệm cho bảo mật, giải pháp DR và lo cả việc support hệ thống.

Bảo mật:

Việc bảo mật nên được được hàng đầu, đa phần là do người sử dụng không đặt mật khẩu cho máy tính, để lộ mật khẩu trên màn hình máy tính, trên mặt bàn, các giấy tờ quan trọng không được hủy, nhất là từ phòng tổ chức, kế toán ….Ngay từ đầu doanh nghiệp nên đưa an toàn thông tin lên hàng đầu, có các quy định, quy chế, xử phạt,…

Dữ liệu và thông tin

 Là tài sản quý giá nhất của tổ chức, đặc biệt là các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng. Các thông tin quan trọng, nhạy cảm, nếu bị lộ ra bên ngoài, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh của tổ chức. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, phương thức truyền gửi dữ liệu, trao đổi thông tin cũng như các kênh/giao thức ngày càng đa dạng, kéo theo phát sinh càng nhiều nguy cơ mất thông tin, lộ thông tin quan trọng ra bên ngoài tổ chức. Dưới đây là một số các nguy cơ, đe dọa đối với thông tin của một tổ chức:

Các hành vi vô tình của người dùng:

• Các thiết bị cá nhân như laptop, mobile bị mất hoặc được đem đi bảo hành, bảo trì tại những cửa hàng không tin cậy,… Trên ổ cứng của các thiết bị này chứa nhiều thông tin quan trọng của ngân hàng, dễ dàng bị lấy ra.
• Các máy trạm bị nhiễm Trojans, key loggers, malware. Các mã độc này âm thầm thực thi các hành vi gửi dữ liệu trái phép ra ngoài mà bản thân người sử dụng không biết.
• Copy một số dữ liệu quan trọng của ngân hàng ra các thiết bị ngoại vi như ổ USB để gửi cho đồng nghiệp, sau đó quên không xóa mà lại cho một người khác mượn.
• Chia sẻ file trong hệ thống nhưng không đặt mật khẩu bảo vệ hoặc mật khẩu bảo vệ quá yếu.

Các hành vi cố ý của người dùng:

• Hệ thống CNTT của Doanh nghiệp khi áp dụng một số biện pháp bảo mật cũng sẽ hạn chế ít nhiều đến sự tự do của từng cá nhân. Vì vậy, một số người sẽ cố ý sử dụng một số biện pháp nhằm vượt qua các hệ thống bảo vệ. Các hành vi cố ý này sẽ trực tiếp hoặc gián tiếp tạo ra các kênh để dữ liệu nhạy cảm của Doanh nghiệp lọt ra ngoài.
• Một số người dùng bất mãn trong công ty có thể tìm cách đánh cắp các thông tin nhạy cảm để mang ra ngoài

Các kênh truyền gửi dữ liệu của người dùng bao gồm:

• Sử dụng các phương tiện vật lý: Copy các tài liệu ra ổ cứng di động USB, in ấn tài liệu ra rồi mang về, …
• Sử dụng hạ tầng mạng: Gửi dữ liệu qua wifi, bluetooth, cổng hồng ngoại, gửi qua web, truyền file FTP,…
• Sử dụng ứng dụng: Các chương trình chat IM (Yahoo, MSN, …), mạng chia sẻ file ngang hàng (eMule, Bittorrent,…), email, webmail,…

Để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu của tổ chức trước các nguy cơ bị khám phá cũng như bị thất thoát ra bên ngoài một cách bất hợp pháp đã đề cập ở trên, Tổ chức cần được trang bị một giải pháp bảo mật dữ liệu tổng thể, giải pháp bảo mật dữ liệu tổng thể này phải đáp ứng tối thiểu các yêu cầu:

• Yêu cầu về phân loại và chuẩn hóa dữ liệu
• Yêu cầu về tính bí mật của dữ liệu
• Yêu cầu về khả năng giám sát, phát hiện và ngăn chặn truyền gửi dữ liệu bất hợp pháp ra bên ngoài tổ chức
• Yêu cầu về tính hoạt động hiệu quả của bộ giải pháp:

Trên đây, chỉ là các việc nên làm cho các doanh nghiệp khởi đầu, cũng là nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Hồng Lĩnh